Como usar o Atendimento Kuchar

Leia uma vez, com calma. Depois volte aqui só quando algo parecer estranho — a última parte é justamente sobre isso.

O que esse painel faz

Ele fica do lado direito do WhatsApp Web e mostra, sobre a pessoa com quem você está falando, o que você precisaria procurar em outro lugar: a ficha dela no Simples Dental, o que ela já contou, a agenda da semana e os lembretes marcados.

Junto dele trabalha a Marjolein, uma atendente virtual. Ela responde as primeiras perguntas — preço, endereço, convênio — e passa para vocês quando o assunto exige gente.

Por que existe: a maior parte das mensagens que chegam numa clínica é a mesma pergunta repetida. Enquanto ela responde isso, vocês atendem quem realmente precisa de vocês.

Comece o dia com duas abas

Toda manhã, deixe abertas no mesmo navegador:

WhatsApp Web — onde você atende
Simples Dental, com seu login feito

Por que o Simples Dental precisa estar aberto: o painel não tem uma chave própria pro sistema de vocês. Ele usa a sua sessão, a que já está aberta naquela aba — é como se você mesma estivesse consultando, só que sem precisar procurar.

É por isso também que ele nunca vê nada que você não veria: se você não tem acesso a um paciente, o painel também não tem.

Se a aba do Simples Dental estiver fechada, tudo continua funcionando — menos as partes que dependem dele: ficha, agenda e cadastro.

Diga quem está atendendo

Ao abrir o WhatsApp Web, o painel pergunta quem está atendendo hoje. Escolha o seu nome.

Por que isso importa: é o seu nome que vai assinar as mensagens que saem pro paciente, e é ele que aparece pras colegas quando você assume uma conversa. Sem isso, tudo sairia assinado com o nome do computador — e um erro de alguém pareceria de outra pessoa.

Trocou o turno? Clique em sair, ali no topo do painel, e a próxima pessoa entra com o nome dela.

Clique num nome. Repare no topo e na assinatura da mensagem.

Quem está falando com o paciente

Essa é a parte mais importante. Toda conversa está sempre em um destes três estados, e o painel mostra qual:

IA atendendo	A Marjolein está conduzindo. Você pode acompanhar sem interferir.
Esperando alguém assumir	Ela parou e passou pra equipe. Ninguém pegou ainda.
Você (ou uma colega) atendendo	A IA está fora dessa conversa e não volta sozinha.

Para tirar a IA e assumir

Clique em Assumir conversa. Só isso tira a IA.

Escrever não assume. Você pode responder alguma coisa sem clicar, e a IA continua conduzindo. Foi feito assim de propósito: às vezes você só quer completar uma informação, não tomar a conversa pra você.

A exceção é o celular da clínica: se alguém responder por lá, a IA entende que uma pessoa entrou e se cala naquela conversa. Ninguém pega o aparelho pra comentar — quem faz isso está atendendo.

Quando terminar

Clique em Encerrar. O paciente recebe uma despedida e a IA volta a poder atender essa pessoa no próximo contato.

Encerrar é manual, e é de propósito. Um paciente pode sumir e voltar horas depois no mesmo assunto — e você continua sendo a pessoa dele. Nada encerra sozinho.

Como nada encerra sozinho, o que você esquecer fica aberto. Por isso existe a Fila.

A Fila

É o menu com o relógio, na barra da esquerda. Mostra tudo que ninguém encerrou, do mais antigo pro mais novo, com um número em cima do ícone.

Fica vermelho quando alguém está esperando há mais de um dia. Vale olhar no fim do expediente: é o que impede um paciente ser esquecido.

Experimente aqui

É um paciente de mentira. Clique nos botões e veja quem fala com ele em cada situação — nada disso sai do seu computador.

Comece escrevendo com a IA ligada: ela continua. Depois clique em Assumir.

O que tem no painel do paciente

Ficha no Simples Dental	Os dados do paciente, última e próxima consulta. Abre primeiro quando ele já é cadastrado.
Paciente novo — cadastro	Manda o formulário pro paciente, lê a resposta dele (mesmo picada em várias mensagens) e cadastra no Simples Dental sem você sair do WhatsApp.
Fotos da conversa	Carteirinha, exame, documento — envia direto pra ficha dele no sistema.
Lembretes automáticos	Marca uma mensagem pra sair sozinha depois: retorno, consulta, orçamento.
Respostas rápidas	Os textos da clínica, prontos. Um clique manda.
Agenda	A semana inteira. Clicar num horário abre a conversa daquele paciente, mesmo que ele não esteja nos seus contatos.

Clique nos títulos pra abrir e fechar, igual no painel.

Agenda

É o ícone de calendário, na barra da esquerda. Mostra a semana inteira da clínica, dia por dia.

O dia de hoje já vem aberto. Os outros ficam fechados — clique no dia pra abrir.
Azul é o horário que está acontecendo agora.
Riscado e vermelho é consulta cancelada.

Clicar num horário abre a conversa daquele paciente no WhatsApp — mesmo que ele não esteja nos seus contatos, e mesmo que vocês nunca tenham conversado antes.

Por que isso é útil: é como você confirma a consulta de amanhã sem procurar o telefone na ficha, copiar, colar e torcer pra achar. Um clique e a conversa abre com a ficha dele já carregada ao lado.

A agenda vem do Simples Dental. Se a aba dele estiver fechada ou a sessão tiver expirado, a agenda aparece vazia — recarregue a aba do Simples Dental (F5).

Fila

É o ícone de relógio. Mostra tudo que ninguém encerrou, do mais antigo pro mais novo.

O número aparece em cima do ícone mesmo com o painel fechado. Fica vermelho quando alguém está esperando há mais de um dia.

Por que existe: encerrar é manual, e de propósito — um paciente pode sumir e voltar horas depois no mesmo assunto. Mas o que é manual, alguém esquece. A Fila é o lugar onde o esquecido aparece, em vez de virar paciente perdido.

Clicar num nome abre a conversa dele. Vale passar o olho no fim do expediente.

Os outros botões da barra

👁 Privado

Liga e desliga o modo recepção: nomes e mensagens ficam borrados na tela. Passar o mouse por cima revela.

Para que serve: o computador da recepção fica de frente pra sala de espera. Com isso ligado, quem está sentado esperando não lê a conversa de outro paciente. É a mesma ideia de virar a tela, só que sem virar a tela.

🗂 Painel

Mostra e esconde o painel inteiro, pra quando você quiser o WhatsApp na tela cheia. Não desliga nada — só some da vista.

⚙ Config

Abre as configurações desta máquina. No dia a dia você não precisa entrar aqui.

Quando serve: quando o suporte pedir. É onde fica o endereço do servidor e a identificação deste computador.

🩺 Diagn.

Ferramenta de conserto. Roda testes e mostra onde as coisas travaram.

Só aparece pra quem é administrador. Se você não vê esse botão, é porque seu nome está cadastrado como atendente — e está certo assim.

Quando usar: quando o suporte pedir um print. O botão «Diagnosticar SD» testa a conexão com o Simples Dental e diz exatamente em que passo parou — o que costuma responder o problema sem ninguém precisar adivinhar.

Funil

Está na barra, mas ainda não funciona — o botão fica apagado de propósito. É a próxima etapa.

O painel da clínica

Fica em painel.gmktb.com.br. É onde se configura o que vale pra todas as máquinas da recepção — não é lá que se atende.

Por que separado: se cada computador tivesse os próprios textos e a própria lista de gente, em uma semana a clínica teria três versões da própria voz. O painel é a fonte única; as máquinas leem dele.

O que fazer, na ordem

1. Recepção — cadastre quem atende

Adicione cada pessoa que vai atender: o nome como o paciente deve ler («Flávia», não um e-mail).

PIN (opcional, 4 a 6 dígitos) — evita alguém clicar no nome da colega com pressa.
Papel — Atendente vê só o que serve pra atender; Administrador vê também Diagnóstico e Configuração.
Na escala — desmarque quem está de férias, sem apagar o cadastro.

O PIN não é senha. Ele impede o engano, não a má-fé: quem usa o computador da recepção consegue atender de qualquer jeito. Use 4 dígitos quaisquer e nunca a senha do e-mail ou do banco.

2. Recepção — revise os textos

Na mesma página, abaixo. São os textos que a recepção manda com um clique: formulário de cadastro, planos, encerramento e as respostas rápidas.

Onde estiver {atendente}, entra o nome de quem está atendendo naquele momento. Mudou aqui, chega nas máquinas em até 30 segundos — sem ninguém reiniciar nada.

3. Config. IA — ajuste a Marjolein

Nome — é o que assina as mensagens dela pro paciente.
System Prompt — as regras que ela segue: preços, convênios, o que pode e o que não pode dizer.
IA ativa — desmarque e ela para de responder. As mensagens continuam chegando e aparecendo no painel; ela só fica calada.

Quando desligar: ao conectar um número novo, ou quando algo estiver estranho. Desligada, a recepção atende normalmente — só sem ajuda dela.

4. WhatsApp — conectar o número

Mostra um QR Code que se renova sozinho a cada 30 segundos. Leia com o celular da clínica em Aparelhos conectados.

O WhatsApp aceita 4 aparelhos por número, e o sistema ocupa 1. Sobram 3 pra celulares e computadores da equipe. Passou disso, o mais antigo cai.

O resto das páginas

Visão Geral	Resumo: IA ligada, WhatsApp conectado, quantas conexões.
Boas Práticas	O que fazer e o que evitar pra não ter o número bloqueado. Vale ler uma vez.
Downloads	Arquivos que o suporte deixa pra clínica.
Financeiro	Situação da assinatura.

Duas páginas ainda não fazem nada: Conversas e Logs abrem com um aviso de «em desenvolvimento». Não é erro, não está quebrado — ainda não foi construído. Enquanto isso, as conversas se acompanham pelo próprio WhatsApp e o painel do paciente.

Instalar em mais um computador

Você mesmo gera, em Operações → Recepção → Computadores da recepção. Dê um nome ao computador («Recepção 2») e clique em Gerar código.

Saem duas coisas:

um link — a pessoa abre no computador novo e segue três passos;
um código de 8 letras — ela digita quando o painel pedir.

Por que um código curto, e não uma senha: ele dá pra ditar por telefone, vale uma vez só e vence em 48 horas. Depois de usado, não serve pra mais nada — nem se alguém achar a mensagem no WhatsApp meses depois.

Cada máquina precisa do seu próprio código. O mesmo código em duas máquinas faria as duas aparecerem como uma só no sistema.

Na mesma tela ficam os computadores já instalados, com a versão de cada um e quando foi usado pela última vez. Removeu um, a vaga fica livre pra instalar noutro — útil quando um computador é trocado.

Por que existe um limite: o WhatsApp aceita 4 aparelhos por número e o sistema ocupa 1. Sobram 3 — e é por isso que o plano fala em número de computadores.

Quando alguma coisa não funciona

O painel não aparece

Recarregue a página do WhatsApp Web (F5). Se continuar, feche e abra o navegador.

A ficha do Simples Dental não carrega

Vá até a aba do Simples Dental e recarregue ela (F5). Confira se você ainda está logada.

Por que isso resolve: o painel consulta o sistema através daquela aba. Quando ela fica muito tempo parada, o Simples Dental encerra a sessão por segurança — e a aba precisa acordar de novo. Recarregar é o que faz isso.

Apareceu «Atualização disponível»

Clique quando terminar o que está fazendo. Leva uns três segundos e a tela recarrega.

Por que não atualiza sozinho: se atualizasse, o painel sumiria da sua tela no meio de um cadastro. Quem escolhe a hora é você.

«Atualize para continuar» (em vermelho)

Essa versão foi retirada porque tinha um problema. Clique em atualizar. O WhatsApp continua funcionando normalmente enquanto isso — você pode responder o paciente.

Sumiu o meu nome lá em cima

É o turno vencendo, ou seu nome mudou no cadastro. Entre de novo com o seu nome.

Qualquer outra coisa

Mande um print da tela inteira. O painel mostra a versão no canto superior, e isso costuma explicar metade dos casos.

Três coisas que valem lembrar

A IA nunca marca consulta. Ela colhe as informações e passa pra vocês. Quem confirma horário é sempre uma pessoa.
Você pode escrever a qualquer momento, mesmo com a IA conduzindo. Assumir é só quando quiser que ela saia.
Nada se perde se o computador desligar. Conversas, fichas e lembretes ficam no servidor, não na máquina.

Precisa instalar em outro computador? Comece por aqui.